Reprise de l'existant

La transition du support papier au format numérique est devenue une nécessité incontournable pour les entreprises, garantissant la sécurité de leur patrimoine informationnel dans un emplacement centralisé.

Grâce à l’extraction des données numérisées, vous ne faites pas que protéger vos documents, vous libérez également le potentiel de vos collaborateurs :

Productivité améliorée avec la recherche d’information instantanée
Diffusion d’information plus rapide et disponibilité immédiate

EVALUEZ VOTRE VOLUME DE DOCUMENTS

Les étapes de la reprise de l’existant

Assurez la traçabilité de chaque opération du processus de numérisation

Audit de préparation

Analyse de vos besoins
Qualification des documents à numériser
Prise en charge des originaux papier
Tri, dégrafage…
Paramétrage de la chaîne de numérisation

Numérisation et indexation

Numérisation “ SIMPLE ” ou à valeur probatoire
Empreinte numérique et horodatage
Extraction des métadonnées (LAD/RAD/OCD)
Contrôle et PV de conformité
Indexation des documents

Traitement des flux

Intégration dans les SI métiers
Migration des registres numérisés dans Izikap
Stockage en coffre-fort numérique

Archivage physique et reporting

Conservation des originaux papier dans l’un de nos sites de conservation hautement sécurisé
Restitution ou destruction
Traçabilité des opérations
Statistiques d’activité

Pourquoi dématérialiser les registre de sociétés ?

Une activité rentabilisée

Gestion rationalisée des ressources
Diminution des coûts cachés
Diminution du coût lié aux m²
Valorisation de votre cabinet

Un gain de temps

Centralisation des données
Recherches simplifiées et plus rapides
Autonomie et liberté de travailler à distance

Une gestion sécurisée des données

Conformité RGPD
Gestion des durées légales de conservation
Stockage sécurisé des données

Contactez-nous pour votre projet de dématérialisation

Les forces de Xelians

Un partenaire certifié :

1er prestataire certifié NF Z42-026, depuis 2019, pour la numérisation fidèle
1er opérateur certifié NF Z42-013, depuis 2013, sur l’ensemble de la chaîne documentaire, de la numérisation à l’archivage
ISO 9001 (gestion de la qualité) et ISO 27001 (gestion de la sécurité de l’information)

Une équipe projets expérimentée :

Nous vous offrons un accompagnement personnalisé, un projet de numérisation sur-mesure, ainsi qu’une assistance à la conduite du changement pour répondre pleinement à votre besoin.

EN SAVOIR PLUS SUR LE GROUPE XELIANS