Comment organiser une assemblée générale en visioconférence ?

Location d’une salle, transport, restauration et logement des associés ou actionnaires : la tenue d’une assemblée générale est coûteuse et chronophage.

La pandémie du Covid-19 avait temporairement contraint les dirigeants d’entreprise à organiser les assemblées générales par visioconférence des sociétés commerciales et civiles, même si les statuts ne l’autorisaient pas.

Aujourd’hui, il faut se reporter aux dispositions légales et statutaires pour déterminer si votre société a la possibilité de dématérialiser l’AG.

A. Peut-on se réunir en visio pour les assemblées générales ?

L’ordonnance n°2020 – 321 du 25 mars 2020, qui autorisait l’organisation des AG en visioconférence pour toutes les sociétés, n’est aujourd’hui plus applicable. Le droit des sociétés prévoit des règles spécifiques pour la tenue des assemblées générales en télétransmission, depuis 2017.

L’assemblée générale par visioconférence en société civile

Le Code civil n’autorise pas ni n’interdit la visioconférence. Dans le silence de la loi, il reste possible d’organiser une assemblée générale à distance seulement si les statuts le permettent.

L’assemblée générale par visioconférence en SARL

L’article L.223-27 du Code de commerce autorise l’organisation d’une assemblée générale par visioconférence. Pour que le vote des associés à distance soit pris en compte, il faut que le moyen de télécommunication utilisé permette leur identification.

Toutefois, il n’est pas possible de comptabiliser le vote des associés qui assistent à la réunion en téléconférence lorsque l’assemblée générale se prononce sur les comptes annuels, les comptes consolidés et le rapport de gestion du groupe.

Par ailleurs, les statuts juridiques peuvent prévoir un droit d’opposition à la participation à une AG à distance, mais uniquement pour une délibération déterminée et pour un nombre d’associés précis.

L’assemblée générale par visioconférence en SAS

La SAS est réputée pour sa souplesse, et l’article 227-9 du Code de commerce laisse une totale liberté dans l’organisation des assemblées générales, qui peuvent donc avoir lieu en distanciel comme en présentiel, en fonction de ce que prévoient les statuts juridiques.

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L’assemblée générale par visioconférence en SA

L’article L.225-103-1 du Code de commerce dispose que les statuts de la SA peuvent prévoir l’organisation des assemblées générales ordinaires et extraordinaires uniquement par visioconférence.

Toutefois, il existe un droit d’opposition au recours exclusif à la visioconférence en assemblée générale extraordinaire, au bénéfice d’un ou de plusieurs actionnaires représentant au moins 5 % du capital social.

La loi prévoit que le droit d’opposition peut s’exercer, au choix de la société :

• Avant les formalités de convocation à l’assemblée générale (article R.225-61-2 du Code de commerce) : la société doit envoyer un avis au mois 35 jours avant la date de convocation de l’AG, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par email avec accusé de réception. Cet avis comporte des mentions relatives à la nature de l’assemblée (AGO ou AGE), aux points clés qui seront abordés, aux projets de résolutions de l’ordre du jour et au droit d’opposition, ainsi que les modalités d’application de ce dernier. Les actionnaires disposent alors d’un délai de 25 jours pour l’exercer, par courrier recommandé papier ou électronique. Ils doivent joindre à leur courrier une inscription en comptes justifiant le seuil des 5 % du capital ;
• Après les formalités de convocation de l’assemblée générale (article R.225-61-3 du Code de commerce) : l’avis de convocation à l’AG doit comporter la mention du droit d’opposition, les conditions de son exercice et le lieu où se tiendra la réunion si les actionnaires l’exercent. Ces derniers disposent d’un délai de 7 jours pour refuser la dématérialisation exclusive de l’AG, par LRAR ou email avec avis de réception. La société doit alors informer l’ensemble des actionnaires que l’assemblée se déroulera en présentiel et en distanciel, au moins 48 heures avant la tenue de la réunion.

À savoir : les réunions du conseil d’administration et du conseil de surveillance peuvent également avoir lieu à distance, dès lors que le règlement intérieur prévoit cette possibilité.

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B. Quels sont les avantages d’une assemblée générale dématérialisée ?

Réduire les coûts et l’impact environnemental notamment, constituent deux atouts des assemblées générales par visioconférence.

La réduction du coût de la tenue de l’assemblée générale

L’un des principaux avantages d’une assemblée générale dématérialisée réside dans la réduction significative des coûts associés à sa tenue. Contrairement aux réunions traditionnelles, l’assemblée dématérialisée supprime le budget alloué à la location d’un local assez grand pour accueillir tous les actionnaires.

Les frais supplémentaires tels que la restauration, le transport et l’hébergement des participants sont également supprimés. Les entreprises peuvent allouer ces économies à d’autres initiatives stratégiques ou à l’amélioration de leurs services.

Les associés n’ont plus besoin de se déplacer pour participer à l’assemblée générale

La dématérialisation des assemblées générales offre une facilité incontestable aux associés, qui n’ont plus besoin de se déplacer. La possibilité de participer depuis n’importe quel endroit du monde avec une connexion internet favorise une participation plus large, notamment de la part des actionnaires éloignés géographiquement ou ayant des contraintes de mobilité.

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Une assemblée générale en visioconférence pour limiter l’impact environnemental de la société

Organiser une assemblée générale en visioconférence contribue également à réduire l’empreinte écologique de l’entreprise. En évitant les déplacements physiques des participants, vous diminuez considérablement les émissions de CO2 liées au transport, un des principaux facteurs d’impact environnemental.

Ce choix s’inscrit dans une démarche de responsabilité sociale et environnementale, qui aligne les pratiques de l’entreprise avec les attentes croissantes des consommateurs en matière de développement durable.

C. Quelles solutions pour organiser une assemblée générale en visioconférence ?

Les principes régissant la tenue d’une assemblée générale restent en vigueur, dont les méthodes de convocation, la nécessité d’atteindre un quorum, la possibilité de voter par procuration et le seuil de majorité requis pour l’adoption des résolutions.

Vous pouvez dématérialiser l’ensemble des processus et documents nécessaires à l’organisation des assemblées générales, grâce à des logiciels spécialisés.

Dématérialiser les convocations à l’assemblée générale

Préalablement à la tenue de chaque assemblée générale, vous devez envoyer une convocation aux associés ou actionnaires, en respectant un délai minimum, souvent de 15 jours.

Depuis un décret de 2019, vous n’êtes plus contraint d’envoyer des convocations papiers par lettre recommandée avec accusé de réception. Vous pouvez préférer éditer les convocations sur un logiciel, puis les envoyer par email à chaque associé. L’envoi aura la même force probante qu’une LRAR dès lors qu’il respecte les prescriptions de l’article 44 du règlement eIDAS.

À la clé, gain de temps et gain d’argent !

Dématérialiser et signer à distance la feuille de présence

Comme pour la convocation, il est possible de dématérialiser les feuilles de présence et de les faire signer électroniquement par les associés qui participent à l’assemblée générale en visioconférence. Le président de la séance peut ainsi déterminer rapidement si le quorum pour tenir la réunion est atteint.

À l’issue de l’assemblée générale, les associés peuvent également signer les résolutions par un vote électronique, généralement depuis un espace personnel sécurisé.

Le résultat des décisions sera mentionné sur les procès-verbaux d’assemblée, dématérialisés eux-aussi. Izikap vous propose une fonctionnalité pour signer les PV d’AG de manière simple et fluide.

À savoir : en SARL, aux termes de l’article R.223-20-1 du Code de commerce, vous devez aménager un site exclusivement consacré au vote aux AG dématérialisées. Les associés ne peuvent y accéder qu’après avoir renseigné un code personnel.

Choisir un logiciel de visioconférence

Vous devez prendre en compte certains critères lors du choix d’un logiciel de visioconférence pour organiser vos assemblées générales.

Tout d’abord, le logiciel doit accepter un nombre de participants suffisant. La plupart des outils limitent le nombre de participants actifs en formule gratuite à quelques dizaines de participants. Pour les grandes AG, Zoom et Microsoft Teams proposent des formules payantes qui permettent d’accueillir jusqu’à 1 000 participants en même temps.

En outre, la durée de la réunion influence le choix. Des plateformes comme Google Meet proposent des réunions illimitées dans leurs versions payantes, mais limitent les réunions à 60 minutes pour les utilisateurs de la version gratuite.

La sécurité est également un facteur déterminant. Il est important de choisir des logiciels qui offrent un chiffrement de bout en bout de la réunion et des options de gestion des participants, comme des salles d’attente ou des codes d’accès pour éviter les accès non autorisés.

Enfin, la simplicité d’utilisation garantit que tous les participants, indépendamment de leurs compétences techniques, peuvent accéder et utiliser efficacement le logiciel et ses fonctionnalités essentielles, comme le partage d’écran ou le chat intégré.

Simplifiez la gestion de vos assemblées générales avec Izikap ! Notre logiciel vous permet de gérer les mouvements de titres en quelques clics, de filtrer et d’analyser vos procès-verbaux d’AG, et de signer ou transmettre des documents via un référentiel centralisé.

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Pour aller plus loin

Peut-on faire une assemblée générale par visioconférence ?

Oui, vous pouvez tenir une assemblée générale par visioconférence, à condition que la loi ou les statuts de la société l’autorisent, et que la technologie utilisée garantisse l’identification des participants et la sécurité du vote.

Comment organiser une assemblée générale à distance ?

Pour organiser une assemblée générale à distance :

• Choisissez une plateforme de visioconférence fiable,
• Assurez-vous que tous les participants disposent des moyens techniques nécessaires,
• Envoyez préalablement tous les documents de l’assemblée et mettez en place un système de vote électronique sécurisé.