Vote électronique en entreprise : avantages et inconvénients

D’un côté, le vote électronique vous fait gagner du temps et réaliser des économies substantielles sur l’ensemble du processus décisionnel. De l’autre, il présente des risques de piratage et de pannes techniques. On fait le point sur les avantages et inconvénients du vote électronique.

A. Qu’est-ce que le vote électronique ?

Traditionnellement, le vote à un scrutin s’effectue par voie papier. L’arrivée des nouvelles technologies a entraîné la création du vote électronique en entreprise.

Le vote électronique en entreprise consiste à recueillir les décisions prises en d’assemblées générales ou dans le cadre d’élections professionnelles, grâce à des technologies numériques comme une application accessible sur smartphone, ordinateur ou tablette ou sur un site dédié. Le système de vote dématérialisé assure l’authentification des votants, le secret et l’intégrité des votes.

Le vote électronique permet d’organiser des scrutins pour des décisions variées comme l’élection des représentants du personnel, des votes sur des résolutions lors des assemblées générales d’actionnaires, ou de réunions du conseil d’administration et du conseil de surveillance.

Le vote dématérialisé s’avère particulièrement utile pour les organisations ayant des membres géographiquement éloignés ou pour celles qui cherchent à faciliter une participation plus large et à optimiser le processus de prise de décision collective.

B. Dans quelles sociétés peut-on mettre en place le vote électronique ?

Le vote électronique s’impose lorsque l’assemblée générale se tient à distance, par un moyen de visioconférence. La loi ou les statuts doivent au préalable autoriser la dématérialisation des AG et du vote.

Le vote électronique en société civile

Le Code civil ne vise pas expressément le vote électronique, ni pour l’autoriser, ni pour l’interdire. Toutefois, l’ordonnance du 25 mars 2020, plusieurs fois renouvelée, mais qui a cessé de s’appliquer le 1er octobre 2021, avait donné la possibilité de voter en ligne, dans le contexte du Covid-19.

Il convient donc d’inclure la possibilité de voter à distance dans les statuts pour les assemblées générales ordinaires et extraordinaires.

Le vote électronique en SARL

L’article L.223-27 du Code de commerce donne la possibilité aux SARL d’organiser des assemblées générales par visioconférence et autorise le vote électronique, dès lors que le moyen de télécommunication utilisé permet l’identification certaine des associés.

Toutefois, le vote dématérialisé n’est pas comptabilisé lorsque les associés se prononcent sur :

• Les comptes annuels de la société ;
• Les comptes consolidés ;
• Le rapport de gestion du groupe.

Il en va de même lorsque les statuts juridiques accordent un droit d’opposition à l’AG et au vote dématérialisé, étant entendu que celui-ci peut être donné à un nombre déterminé d’actionnaires et pour une délibération donnée.

Lire aussi : Pourquoi adopter la dématérialisation des registres de société pour votre entreprise ?

Le vote électronique en SAS

Le vote électronique lors des assemblées générales est réglementé par le principe de liberté statutaire. Selon l’article L. 227-9 du Code de commerce, les statuts de la SAS peuvent librement définir les modalités des décisions collectives, y compris l’utilisation du vote électronique.

Le système utilisé pour le vote dématérialisé doit respecter des normes de sécurité élevées pour assurer l’intégrité et la confidentialité des votes, conformément aux recommandations du règlement eIDAS sur l’identification électronique.

Le vote électronique en SA

L’article L.225-107 du Code de commerce autorise la tenue d’assemblée générale intégralement par visioconférence, si les statuts le prévoient, sauf si des actionnaires représentant au moins 5 % du capital social exercent leur droit d’opposition.

En parallèle, l’article R.225-61 du Code de commerce autorise le vote électronique en SA, à condition que les statuts juridiques le prévoient.

Lire aussi : Tout savoir sur le registre de mouvements de titres dématérialisé

C. Quels sont les avantages du vote électronique en entreprise ?

La mise en place du vote électronique présente de nombreux atouts, comme un gain de temps, la réduction des coûts ou encore un engagement envers le développement durable.

Gain de temps et efficacité accrue grâce au vote électronique

L’adoption du vote électronique en entreprise présente comme principal avantage un gain de temps significatif. Les processus traditionnels de vote nécessitent une organisation matérielle lourde : impression de bulletins, mise en place de stands de vote, dépouillement manuel des résultats, lequel peut s’étendre sur plusieurs heures, voire plusieurs jours pour les très grandes entreprises.

À l’inverse, le vote électronique permet de collecter et de comptabiliser les votes en temps réel et rend les résultats disponibles quasi immédiatement après la clôture des votes..

Réduction des coûts grâce au vote électronique

Le vote électronique réduit considérablement les coûts associés à l’organisation des scrutins traditionnels. Les dépenses liées à l’impression de matériel de vote, la location de locaux pour la tenue des AG et l’installation des urnes ou encore au personnel dédié à la surveillance des votes disparaissent.

Facilitation de la participation à distance

Le vote électronique permet une participation accrue des membres dispersés géographiquement ou à mobilité réduite lors des assemblées générales et des décisions importantes.

La dématérialisation offre la flexibilité de voter de n’importe quel endroit dans le monde, en utilisant simplement un appareil connecté à internet. Les entreprises internationales ou qui opèrent sur plusieurs sites peuvent ainsi garantir une inclusion complète de tous les actionnaires et employés dans le processus décisionnel.

Le vote électronique élimine le besoin de déplacements coûteux et complexes pour assister physiquement aux réunions et assure ainsi une participation plus large, tout en maintenant la gouvernance d’entreprise transparente et démocratique.

Gain écologique et développement durable grâce au vote électronique

Enfin, le vote électronique constitue une solution plus écologique par rapport aux votes papiers. En éliminant l’impression des bulletins de vote, des enveloppes et autres documents, les entreprises réduisent leur consommation de papier et, par conséquent, leur empreinte carbone.

Les structures peuvent ainsi s’inscrire dans une démarche de développement durable et répondre aux attentes croissantes des consommateurs quant à leur responsabilité environnementale et à leur progression vers des objectifs de durabilité.

Lire aussi : Tout savoir sur les registres d’assemblée générale dématérialisés

D. Quels sont les inconvénients du vote électronique en société ?

Les nombreux avantages du vote électronique ne doivent pas occulter ses inconvénients.

Les risques de piratages du vote électronique

Bien que très efficace, le vote électronique n’est pas exempt de risques, notamment en matière de sécurité. Le système de dématérialisation utilisé peut être vulnérable aux attaques et piratages informatiques.

Ces failles de sécurité peuvent compromettre l’intégrité des résultats du vote, ce qui doit mener les entreprises à investir dans des technologies de sécurité avancées et à mettre en œuvre des protocoles rigoureux pour garantir la confidentialité et l’intégrité des votes.

Les pannes techniques des appareils électroniques

Autre inconvénient du vote électronique : la possibilité que les appareils utilisés subissent une panne au cours du processus. Ces pannes techniques peuvent entraîner des retards ou l’invalidation de certains votes.

L’accessibilité du vote électronique

Le vote électronique peut également poser des problèmes d’accessibilité. Certaines personnes qui ne sont pas familières avec la technologie ou qui vivent dans des zones avec un accès internet limité, peuvent trouver difficile d’utiliser les outils de vote à distance. Il est donc essentiel de choisir une solution de dématérialisation du vote intuitive et simple à prendre en main.

E. Comment mettre en place le vote dématérialisé en entreprise ?

Les débats à l’assemblée générale dématérialisée doivent a minima transmettre la voix des votants. Les associés ou actionnaires sont ensuite invités à voter sur les résolutions. Deux possibilités s’offrent alors à la société :

• Un boitier électronique mis à la disposition des associés ou actionnaires pour adopter, rejeter ou s’abstenir sur une résolution ;
• Une plateforme en ligne.

Dans un premier temps, le dirigeant d’entreprise doit choisir une plateforme sécurisée qui garantit l’identification des votants. En outre, les associés ou actionnaires votants doivent s’identifier grâce à un code d’accès attribué en amont de la séance. Enfin, l’article R.225-7 du Code de commerce impose de mettre en place un procédé permettant de garantir le lien entre la signature et le formulaire du vote.

Reste une formalité à accomplir pour la validité du vote électronique : la signature de la feuille de présence, qui peut elle aussi être dématérialisée. Elle rend opposable le procès-verbal d’AG à l’ensemble des participants et à la société.

La signature électronique doit répondre à des standards élevés de sécurité édictés par le règlement eIDAS, notamment être liée de manière unique au signataire, et que toute modification ultérieure des données soit détectable.

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Pour aller plus loin

Comment se passe le vote électronique ?

Le vote électronique se déroule sur un support dématérialisé, qui assure l’authenticité et la sécurité du processus. Les électeurs, associés ou actionnaires se connectent à une plateforme sécurisée, s’authentifient, puis sélectionnent leur choix. Les votes sont ensuite enregistrés et comptabilisés électroniquement.

Comment mettre en place le vote par correspondance ?

L’entreprise doit d’abord envoyer aux électeurs le matériel de vote, qui comprend les bulletins et les enveloppes de retour. Les actionnaires ou associés remplissent le bulletin chez eux et le renvoient par la poste. Le dépouillement se fait à la réception des bulletins.