A minima, les sociétés commerciales et civiles doivent organiser une assemblée générale une fois par an pour présenter et approuver les comptes. En fonction de la nature juridique de la structure, d’autres organes dirigeants comme le conseil d’administration ou le conseil de surveillance doivent également être réunis régulièrement.
Ces instances dirigeantes doivent être convoquées avant la tenue de l’assemblée générale ou de la réunion, dans un délai prévu par la loi ou les statuts. La crise sanitaire du Covid-19 avait ouvert la voie de la dématérialisation des convocations aux assemblées générales. Un dispositif qui tend à se généraliser, vu les nombreux avantages qu’il propose.
Les associés ou actionnaires d’une société doivent se réunir au moins une fois par an en assemblée générale, dans le cadre de leur droit à l’information et à l’approbation des comptes annuels. Il s’agit d’une assemblée générale ordinaire.
D’autres décisions, comme la modification des statuts, imposent la réunion d’une assemblée générale extraordinaire.
La convocation à l’assemblée générale est un document juridique, qui invite chaque associé ou actionnaire à participer à la prochaine réunion collective, afin de voter des résolutions.
La convocation s’accompagne de l’ordre du jour de l’assemblée et d’autres documents, afin que les actionnaires puissent s’y préparer.
La loi et les statuts prévoient des délais d’envoi de la convocation à l’AG, qui doit être envoyée dans :
Si rien n’est prévu dans les statuts, c’est la loi qui détermine la personne chargée de la convocation aux AG, par exemple le gérant pour la SARL ou le président pour la SAS.
Il convient de convoquer les associés, mais également toute personne requise comme le commissaire aux comptes.
Vous devez renseigner un certain nombre de mentions obligatoires pour l’information des associés, comme :
Jusqu’à assez récemment, vous deviez envoyer des convocations d’assemblée générale en format papier. Une contrainte certaine, en termes de temps et de coût (frais d’impression, d’envoi postaux et de stockage) et une disposition écologiquement aberrante.
La législation sur la dématérialisation des convocations aux assemblées générales
Le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 a ouvert la voie vers la modernisation dans la vie des sociétés, avec la dématérialisation des registres de mouvements de titres et des assemblées générales (procès-verbaux et registres).
Du fait du confinement lors de la crise sanitaire du Covid-19, l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 et son décret d’application n°2020-418 du 10 avril 2020 ont ensuite élargi la possibilité de dématérialisation aux convocations et à la tenue des assemblées générales (visioconférence).
Lire aussi : Pourquoi adopter la dématérialisation des registres de société pour votre entreprise ?
Vous devez vous référer aux règles applicables à chaque structure juridique pour déterminer si oui ou non, vous pouvez convoquer une AG de manière dématérialisée.
Sous conditions, la convocation dématérialisée est possible :
Lire aussi : Comment optimiser la gestion du registre des actionnaires ?
La dématérialisation des convocations d’assemblée générale s’appuie sur 2 dispositifs :
Un règlement européen eIDAS dispose que la LRE qui répond à ses prescriptions possède la même valeur juridique qu’une lettre recommandée avec accusé de réception envoyée au format papier. Elle fournit une preuve juridique de l’envoi et de la réception du document, ainsi que de son contenu, à une date et heure précises.
L’ERE assure seulement la traçabilité du courrier (date d’envoi, date de réception), mais n’apporte pas de preuve sur le contenu envoyé. Il offre donc a priori moins de sécurité que la LRE en mode eIDAS.
Toutefois, l’article 100 du Code des postes et télécommunication dispose que la LRE et l’ERE possèdent la même valeur probante dès lors que certaines conditions sont réunies, comme :
Lire aussi : Comment mieux gérer les ordres de mouvement de titres d’une société ?
Gain de temps et d’argent, respect de l’environnement, suppression des risques de saisie : la numérisation des convocations présente de nombreux atouts.
La dématérialisation des convocations d’assemblée générale permet de réaliser des économies d’argent.
L’adoption de convocations d’assemblée générale dématérialisées permet à votre entreprise de réaliser d’importantes économies d’argent. Le passage au numérique élimine les coûts liés à l’impression, à l’envoi postal, mais aussi au stockage des convocations papiers. Ce dernier alors s’effectue sur une blockchain, infalsifiable et accessible 24/7.
La dématérialisation des convocations d’assemblée générale vous fait également gagner un temps précieux. Les processus qui nécessitaient auparavant plusieurs jours peuvent désormais être accomplis en quelques clics !
L’utilisation d’un logiciel de dématérialisation pour les convocations d’assemblée générale automatise le remplissage des documents, ce qui élimine les erreurs manuelles.
L’automatisation assure que chaque convocation est correctement éditée avec les informations exactes relatives aux participants et à la réunion, en assurant ainsi la conformité des convocations à la réglementation en vigueur.
Opter pour des convocations d’assemblée générale dématérialisées contribue également à réduire l’empreinte écologique de votre entreprise. En diminuant la consommation de papier, vous participez activement à la préservation des ressources naturelles et à la réduction des déchets. Vous alignez ainsi les pratiques de votre entreprise avec les objectifs de développement durable et les attentes des consommateurs.
Les convocations dématérialisées offrent un excellent niveau de sécurité, grâce au cryptage des données et à au système de stockage sur blockchain. Les informations sensibles sont en effet protégées contre les accès non autorisés.
Les solutions utilisées pour la dématérialisation des convocations d’assemblée générale sont conçues pour être intuitives et faciles d’utilisation. Elles permettent aux associés et actionnaires de recevoir et de consulter les documents simplement.
Outre choisir un logiciel adapté, vous devez respecter certaines conditions pour dématérialiser les convocations d’AG. En effet, les règles applicables pour la varient en fonction de la structure juridique :
Transformez la gestion de vos registres d’assemblée avec Izikap ! Notre logiciel simplifie l’enregistrement et la gestion des mouvements de titres de votre société, le tout sécurisé par une blockchain privée pour une protection optimale des données.
Bénéficiez d’une vision actualisée en temps réel de votre table de capitalisation et simplifiez la transmission de vos documents grâce à des fonctionnalités de signature rapide.
Adoptez Izikap et assurez-vous que vos registres d’assemblée bénéficient de la même valeur juridique que ceux en format papier. Profitez maintenant d’un mois d’essai gratuit pour découvrir comment Izikap peut révolutionner la gestion de vos assemblées.
Pour envoyer une convocation d’AG par mail, assurez-vous d’utiliser un process conforme au règlement eIDAS et incluez tous les documents nécessaires en pièces jointes.
Les règles de convocation d’une AG exigent un délai de préavis minimum, légal ou statutaire, l’envoi d’un ordre du jour, et la notification à tous les membres éligibles (associés, actionnaires, commissaire aux comptes…).
Oui, il est possible de tenir une AG en visioconférence, à condition que les statuts de l’entreprise l’autorisent et que tous les participants puissent se voir, s’entendre et voter.
Partager la page :
